De ultieme e-mailmarketing checklist (infographic)

Zo voorkomt u blunders bij het verzenden van e-mails

De verzending van een nieuwsbrief is elke keer weer spannend. Men wil uiteraard geen fouten maken wanneer duizenden ontvangers tegelijkertijd gecontacteerd worden. Om u bij de verzending van e-mails meer zekerheid te bieden, hebben we een checklist opgesteld met alle stadia van de nieuwsbrief creatie. Wanneer u alle punten in deze lijst heeft gecontroleerd, kunt u zonder zorgen op de verzendbutton drukken.

Naar de infographic

Wat u voor het verzenden van uw e-mail moet controleren

1. Nieuwsbrief ontwerp

Het ontwerp van uw e-mail is de ruggengraat waarop alle elementen bouwen. Hier liggen de knelpunten vooral in de representatie. Het is belangrijk om een responsive design voor uw nieuwsbrief te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat de weergave op alle eindapparaten correct is. Daarnaast moet ook de juiste karakterset gebruikt worden, zodat alle speciale tekens correct weergegeven worden. Dit is voor de Nederlandse markt minder van toepassing, maar een controlepunt voor bedrijven die hun nieuwsbrieven ook in het Turks of Duits verzenden.

De nieuwsbrief over een breedte beschikken die in zowel de desktopcliënten als mobiele apparaten bekeken kan worden. De meest geschikte breedte is ongeveer 600 pixels. Voor een betere herkenning van uw merk moet de nieuwsbrief worden uitgerust met een eigen huisstijl inclusief logo, kleuren en lettertypen. Het gebruik van voldoende witte ruimte zorgt ervoor dat de individuele elementen van de nieuwsbrief in balans zijn en effectief worden weergeven. In het geval dat al het andere faalt, moet elke nieuwsbrief in ieder geval een tekst- en webversie bevatten.

2. Nieuwsbrief inhoud

In de nieuwsbrief moet de inhoud altijd naar relevantie worden ingedeeld. Het moet meteen duidelijk worden wat er in uw mailing aangeboden wordt. De inhoud moet voor alle ontvangers relevant zijn. De belangrijkste inhoud moet op het eerste gezicht zichtbaar worden en daarom in het gebied boven de vouw ondergebracht worden. Dit betekent dat de informatie zonder te hoeven scrollen bekeken kan worden.

Met een call-to-action wordt de ontvanger geprikkeld tot het nemen van actie en maakt u uw nieuwsbrief interactief. U moet duidelijke instructies geven over wat de ontvanger moet doen. Zorg ervoor dat alle afbeeldingen in uw nieuwsbrief alt-teksten bevatten. Deze worden weergeven wanneer de afbeeldingen niet kunnen worden geladen en moeten daarom de inhoud van de afbeeldingen zo correct mogelijk reflecteren.

Vergeet niet om in uw inhoud de aanhef te personaliseren. Op deze manier wordt uw nieuwsbrief individueel en spreekt u de ontvanger persoonlijk aan. Voor een groter bereik en meer betrokkenheid bij uw inhoud, kunt u ook social media buttons in de nieuwsbrief integreren. Wat u moet vermijden zijn termen die bijvoorbeeld op geld of winst inspelen, deze termen hebben namelijk een grote kans om als spam gemarkeerd te worden. Met dergelijke concepten brengt u de levering van uw nieuwsbrief in gevaar.

3. Wettelijke vereisten

Over het algemeen mag u uw nieuwsbrief alleen naar ontvangers verzenden die hun toestemming hebben gegeven en zich expliciet voor de nieuwsbrief hebben aangemeld. In de nieuwsbrief moet daarom een duidelijk herkenbare afmeldlink worden opgenomen, zodat de ontvangers zich op elk moment kunnen uitschrijven. Ook een impressum of contactinformatie kan het beste in de nieuwsbrief worden vermeldt.

4. Ontvangers selecteren

Controleer voor het verzenden uw ontvangerslijst om na te gaan of de status nog actueel is. In de nieuwsbrief software van Newsletter2Go hoeft u zich gelukkig geen zorgen te maken om dit proces, uw lijst wordt namelijk automatisch dagelijks geactualiseerd. In geen geval mag u weer contact opnemen met al uitgeschreven adressen of bounces. Hierdoor wordt de afleverratio verslechterd en in het slechtste geval kunt u spamklachten verzamelen.

Segmenteer voor het verzenden de ontvangers op hun kenmerken. Eenvoudige segmentatie opties omvatten geslacht, leeftijd en woonplaats. Hoe beter de nieuwsbrief voldoet aan de belangen van een bepaalde groep ontvangers, hoe groter de kans op succes.

5. Nieuwsbrief verzending

Kies voor uw nieuwsbrief een passend, relevant onderwerp dat de inhoud van de mailing goed weerspiegelt en de lezer nieuwsgierig maakt. Maak tevens gebruik van een preheader. Deze wordt in enkele e-mailcliënten weergeven en is een aanvulling op het onderwerp. Hier kan informatie worden geplaatst die geen plek in het onderwerp heeft gevonden.

Gebruik daarnaast een geschikte, vertrouwde afzendernaam en een bestaand antwoord e-mailadres. Het e-mailadres van de verzender moet gerenommeerd en goed herkenbaar zijn. Zogenaamde ‘noreply’ e-mailadressen zijn tegenwoordig een no-go. Hoe u de juiste nieuwsbrief afzendernaam kiest leest u dit artikel.

Stuur in elk geval uzelf of een collega een test voordat u uw nieuwsbrief naar alle ontvangers verzendt. Zo kunt u de weergave op meerdere apparaten, de juistheid van de links en de spamscore controleren.

Voordat de e-mail daadwerkelijk wordt verzonden, moet u de tijd voor de verzending opgeven. Idealiter plant u uw mailing op een bijzonder effectieve tijd in plaats van dat u de e-mails meteen verzendt. Hoe u de juiste levertijd voor uw nieuwsbrief vindt, leest u in dit artikel.

6. Nieuwsbrief tracking

Natuurlijk moet u niet vergeten om de belangrijkste prestatie indicatoren van uw nieuwsbrief, zoals de open-, klik- en bounceratio, te meten. Newsletter2Go doet dit automatisch voor iedere verzonden nieuwsbrief voor u.

Aan de hand van clickmaps kunt u beoordelen op welke links de ontvanger heeft geklikt en welke links het meest populair waren. Met geolocatie ziet u precies waar de openingen en kliks hebben plaatsgevonden. Deze informatie is zeer waardevol voor lokale campagnes en doelgroepsegmentatie.

Ten slotte kunt u de verschillende nieuwsbrief rapporten met elkaar vergelijken om zo tendensen en trends te observeren.