Welke functies moet een goede nieuwsbrief software hebben?

Hoewel de technische mogelijkheden in e-mailmarketing steeds toenemen, worden er toch nog veel nieuwsbrieven verzonden zonder gebruik te maken van deze veelzijdige mogelijkheden en daarmee gaat een stuk potiënteel verloren. Gelijk of de e-mails niet aankomen, de inhoud niet functioneert of de tracking niet veelzeggend is, meestal kan er nog heel wat verbeterd worden.
Welke functies heeft men vooral nodig? Dat is de vraag die we hier eens grondig onder de loep nemen.

Waar u bij een nieuwsbrief op moet letten

Vandaag de dag kan iedereen e-mails versturen. Zelfs onze grootmoeders hebben ondertussen van elektronische post gehoord en weten wat ze zich daarbij voorstellen moeten. Maar volstaat een eenvoudige tekstmail in dit tijdperk nog om ontvangers te motiveren tot lezen en klikken?

Uiteindelijk merkt ook Jan Modaal, dat een gewone tekst nieuwsbrief voor Pasen er niet zo goed uitziet vergeleken met een nieuwsbrief in een design dat mooi afgewerkt is, bij het thema hoort en aan de ontvanger aangepast is.

Maar waarom zou uw nieuwsbrief vergeleken met nieuwsbrieven van andere bedrijven er simpel en saai uit moeten zien? Een nieuwsbrief software helpt u om een moderne nieuwsbrief te maken.

Wat zijn de belangrijkste functies van een goede nieuwsbrief software?

1. Verzekerde aankomst van de e-mail bij de ontvanger
2. Eigen afzenderadres
3. Personaliseerbare inhoud
4. Ontvangers groeperen en segmenteren
5. Vermijden dubbele nieuwsbriefverzending
6. Volautomatische lifecycle mailings
7. Correcte weergave op mobiele apparaten
8. Correcte weergave ook in webclient en mailclient
9. Automatische web- en tekstversie
10. Optimale nieuwsbriefversie vinden
11. Uitgebreide tracking

1) Verzekerde aankomst van de e-mail bij de ontvanger

Wat brengt het om de mooiste nieuwsbrief te hebben, wanneer deze de ontvangers niet bereikt? De oplossing hiervoor heet whitelisting. Dankzij het gecertificeerde partnerschap met de Certified Senders Alliance en Return Path verzekert Newsletter2Go dat uw e-mails bezorgd worden (met een afleverratio van meer dan 99%). Dat komt doordat e-mails van gecertificeerde CSA- en Return Path partners zoals Newsletter2Go verzonden worden, zonder een spamcontrole te ondergaan!

2) Gebruik uw eigen afzenderadres

Zodat ontvangers ook zien, dat e-mails van u afkomstig zijn, gebruikt u best uw eigen e-mailadres. Naast personalisatie van de inhoud en de onderwerpregel, zorgt een eigen afzenderadres gegarandeerd voor een professionele algemene indruk.

3) Gepersonaliseerde inhoud

Met een persoonlijke aanrede spreekt u de ontvangers van uw nieuwsbrief persoonlijk aan. Hierdoor kan u het succes van uw nieuwsbrief met 81% verhogen! Een nieuwsbrief gemaakt op maat, met relevante inhoud voor de ontvanger, schept vertrouwen en verhoogt de klantenbinding vergeleken met een standaard nieuwsbrief. Ook door eigen producten uit het shopsysteem te gebruiken, kan u uw nieuwsbrief verder individualiseren.

4) Ontvangers groeperen en segmenteren

Standaard e-mails wil niemand krijgen. Het is veel relevanter en aangenamer om enkele ontvangers persoonlijk aan te spreken. Uw nieuwsbrief wordt gegarandeerd beter in ontvangst genomen en het succes van uw nieuwsbrief stijgt.

Om alle ontvangers persoonlijk aan te kunnen spreken, is het nuttig de bestaande ontvangers in groepen onder te verdelen. Omdat het handmatig zeer omslachtig is, bij voortdurende verandering van aan- en afmeldingen, is een automatische variant om te segmenteren een voordeel. Met de automatische filters verkleint u de manuele inspanning en kan u snel ontvangers sorteren op geslacht of gedragsgebaseerde criteria en in groepen opslaan. Zo kan u uw ontvangers snel en persoonlijk aanspreken.

5) Vermijden dubbele nieuwsbrief verzending

Om er voor te zorgen dat ontvangers niet tweemaal dezelfde nieuwsbrief ontvangen, zou u voor de verzending een dubbelcontrole moeten doen. Omdat het aantal ontvangers en groepen voortdurend verandert, is dat manueel een hele klus.

Een automatische filter, die de ontvangerslijst steeds dubbelvrij houdt, is het een voordeel. De automatische oplossing vereist geen kostbare tijd, zodat u meer tijd heeft voor belangrijkere taken. Op deze manier heeft u ook altijd actuele en juiste gegevens.

6) Volautomatische lifecycle mailings

Regelmatige e-mails aan het begin van de maand zijn weliswaar goed, maar met de professionele lifecycle campagnes neemt u uw klanten bij de hand en neemt u ze mee naar bijzondere gebeurtenissen zoals verjaardagen, feestdagen of een herhaalde aankoop. Als de lifecycle nieuwsbrieven eenmaal opgezet zijn, worden ze dagelijks naar de juiste ontvangers verstuurd. 7 dagen na de registratie, 14 dagen na een aankoop of bij een bepaald evenement, geheel zoals u zelf wil. Deze lifecycle mailings zijn eenvoudig op te stellen – vergeleken met manuele nieuwsbrieven – verhogen de klantenbinding en kunnen de omzet verbeteren (aan de hand van reactiveringscampagnes bijvoorbeeld).

7) Correcte weergave op mobiele apparaten

Met de toename van smartphones en tablets neemt ook het aandeel van de mobiele opens van nieuwsbrieven toe. Vandaag de dag worden reeds meer dan 50% van alle e-mails op mobiele eindapparaten geopend. Omdat een normale nieuwsbrief op een mobiel eindapparaat vaak niet perfect weergegeven wordt, moet ingezoomd, verschoven en gescrold worden. Slechte leesbaarheid en inhouden die wegvallen zijn hier het gevolg van. Niemand is dan ook blij met zo’n nieuwsbrief. Daarom is het belangrijk ook op mobiele eindapparaten een perfecte weergave te verkrijgen. Dit is mogelijk met een responsive design. Hierbij worden automatisch beelden vergroot, links beter weergegeven en layouts van meerdere kolommen omgezet naar slechts 1 kolom, afhankelijk van het eindappartaat waarop de e-mail geopend wordt.

8) Correcte weergave ook in webclient en mailclient

Om fouten in de weergave in de verschillende webclients en mailprogramma’s zoals Outlook en Thunderbird te vermijden, is het belangrijk de nieuwsbrief zo te maken, dat deze aan de instellingen van de ontvanger voldoet. Vooral problemen met de breedte en hoogte van de inhoud kunnen ervoor zorgen dat de ontvanger moet scrollen en hierdoor gefrustreerd geraakt. Daarom is het belangrijk de weergave op voorhand aan te passen. Dit neemt behoorlijk wat tijd in beslag, dus het is interessant, wanneer u met vooraf geteste templates kan werken. Zo kan veel tijd en moeite gespaard worden en is steeds het belangrijkste in beeld!

9) Automatische web- en tekstversie

Om te garanderen dat de ontvangers de nieuwsbrief steeds perfect kunnen bekijken, is het zinvol een automatische webversie aan te bieden, die de volledige mailinhoud in de browser toont. Zo kunnen ook ontvangers die geen correcte weergave krijgen, de e-mail zien. Natuurlijk heeft het juist zin bij persoonlijke e-mails, wanneer de webversie ook gepersonaliseerd is. Om geen extra werk te veroorzaken, zou de webversie automatisch aangemaakt moeten worden.

Natuurlijk kan het ook voorkomen, dat e-mailprogramma’s, eindapparaten of ontvangers het HTML-formaat deactiveren. In dit geval moet u terug kunnen vallen op een tekstversie van de e-mail. Om te vermijden dat u elke keer een tekstversie moet maken bovenop de nieuwsbrief, is het belangrijk dat de tekstversie automatisch gemaakt wordt. Zo kan u er zeker van zijn dat uw ontvangers steeds alle informatie ontvangen.

10) De optimale nieuwbrief versie

Het hangt af van ontvangersgroep wat onder een mooie nieuwsbrief verstaan wordt. Daarom is het belangrijk om te weten te komen welke variant het beste in de smaak valt. Verschillende varianten moeten met elkaar vergeleken worden aan de hand van multivariabele A/B-tests. Omdat een uitgebreide evaluatie hier niet nodig is, is het interessant wanneer de succesvolste variant automatisch verzonden wordt.

11) Uitgebreide tracking

Om steeds het overzicht over de realtime prestatie van uw e-mailmarketing campagne te behouden,is een goed en vooral uitgebreid trackingsysteem onontbeerlijk. Enkel zo kunnen de belangrijkste cijfers van uw nieuwsbrief campagne geanalyseerd en geëvalueerd worden. Van open- en klikratio, tracking van de conversie- en bounceratio tot het aantal afmeldingen en de reden daarvoor, alles moet geregistreerd worden. Belangrijk is om het overzicht niet te verliezen. Een duidelijk verwerkt en goed gestructureerd rapport is daarom zeer belangrijk.

Goed geordende, uitgebreide en goed verwerkte gegevens zijn hierbij belangrijk. Ook een heatmap van uw nieuwsbrief, geografische evaluatie, een link naar een externe trackingaanbieder zoals Google Analytics of econda en alle gegevens van uw nieuwsbriefcampagne, moeten in te zien zijn.

Het moet mogelijk zijn gegevens te exporteren via PDF of naar Excel. Opdat de gegevens gebruikt kunnen worden voor interne rapporten, is het belangrijk een gewhitelabeld rapport te hebben zonder logo, merk,…

Trackingstatistieken bieden dus de perfecte basis voor rapporten en de voortdurende optimalisatie van uw nieuwbriefcampagne.

Conclusie

Natuurlijk zijn er nog meerdere functies en factoren die een nieuwsbrief perfect maken. Daaronder valt vooral de kwaliteit van de inhoud. Wanneer u de genoemde functies gebruikt en de inhoud van uw mailings relevant is, zullen uw ontvangers ongetwijfeld al tevreden zijn en doet u aan duurzame en efficiënte e-mailmarketing.